Pri­va­cy­re­gle­ment

Arti­kel 1 Ver­za­me­len en ver­wer­ken van gege­vens

Voor­af­gaand aan het ver­za­me­len van infor­ma­tie deelt Rond­om­zorg BV het vol­gen­de mee aan de cli­ënt:

  • Zijn / haar iden­ti­teit
  • Het doel en de grond van de ver­wer­king van per­soons­ge­ge­vens
1.1Via de web­si­te kun­nen de vol­gen­de gege­vens wor­den ver­za­meld:
  • NAW gege­vens;
  • BSN;
  • Soort beschikking/indicatie;
  • Gel­dig­heids­duur beschikking/indicatie;
  • Beknop­te hulp­vraag
  • Betrok­ken wijk­team­me­de­wer­ker.

Wat gebeurt er na het ver­za­me­len van de gege­vens:

  • De gege­vens wor­den op de web­ser­ver van Rond­om­zorg BV ver­sleu­teld opge­sla­gen; Het secre­ta­ri­aat van Rond­om­zorg BV krijgt een mail met de aan­mel­dings­ge­ge­vens.
  • De data blijft op de ser­ver staan tot de aan­mel­ding is afge­han­deld.
  • Na een boek­jaar wordt de data bin­nen 3 maan­den ver­nie­tigd.
1.2Per­soon­lij­ke en medi­sche gege­vens wor­den ver­za­meld in het kader van goe­de zorg­ver­le­ning. De vol­gen­de gege­vens wor­den ver­za­meld:
  • NAW gege­vens;
  • BSN;
  • Soort beschikking/indicatie;
  • Gel­dig­heids­duur beschikking/indicatie;
  • Hulp­vraag
  • Dia­gnos­tiek;
  • Hulp­ver­le­nings­ge­schie­de­nis
  • Juri­di­sche gege­vens (cura­tor, bewind­voer­der, e.d.)

Wat gebeurt er na het ver­za­me­len van de gege­vens:

  • Deze gege­vens wor­den opge­sla­gen op de ser­vers van Quren­tis BV. Quren­tis vol­doet aan de wet­te­lijk gestel­de ver­eis­ten voor het opslaan van medi­sche gege­vens, Quren­tis is NEN7510 en ISO27001 gecer­ti­fi­ceerd.
  • De gege­vens wor­den opge­sla­gen zolang als de wet­te­lij­ke ter­mij­nen dit ver­ei­sen. Meest­al betreft dit een bewaar­plicht van 7 jaren.
  • Gege­vens wor­den na deze ter­mijn onbe­reik­baar gemaakt
  • Gege­vens wor­den alleen ver­strekt aan de cli­ënt zelf, of diens wet­te­lijk ver­te­gen­woor­di­ger.
1.3Ver­lies van per­soons­ge­ge­vens of inza­ge door onbe­voeg­den wordt gere­gi­streerd als inci­dent in ons ECD. Ver­lies van gege­vens of het lek­ken van gege­vens wordt gemeld bij:
  • Dege­ne wie het betreft
  • Bij de Auto­ri­teit Per­soons­ge­ge­vens vol­gens de wet Data­lek­ken
1.4Rond­om­zorg BV is aan­spra­ke­lijk voor scha­de of het nadeel indien (zorg­ver­le­ners van) Rond­om­zorg BV de regels uit dit pri­va­cy­re­gle­ment of wet­te­lij­ke kaders niet nale­ven.
1.5Indien er her­haal­de ver­zoe­ken door een betrok­ke­ne komen of een onge­grond of bui­ten­spo­rig ver­zoek wordt gedaan kan Rond­om­zorg BV beslis­sen een rede­lij­ke admi­ni­stra­tie­ve ver­goe­ding te vra­gen of het ver­zoek wei­ge­ren.
1.6Rond­om­zorg BV werkt met een [onli­ne] soft­wa­re pro­gram­ma. Met de leve­ran­cier hier­van is een ser­vi­ce­over­een­komst geslo­ten. De leve­ran­cier is in het kader van de Wbp bewer­ker van per­soons­ge­ge­vens en in dat kader ook ver­ant­woor­de­lijk en aan­spra­ke­lijk voor scha­de of het nadeel wan­neer pri­va­cy­re­gels niet wor­den nage­leefd zoals over­een­ge­ko­men.
1.7Indien de betrok­ke­ne min­der­ja­rig is en de leef­tijd van 16 jaar nog niet heeft bereikt, of onder cura­te­le is gesteld dan wel ten behoe­ve van de betrok­ke­ne een men­tor­schap is inge­steld, is in de plaats van de toe­stem­ming van de betrok­ke­ne die van zijn wet­te­lijk ver­te­gen­woor­di­ger ver­eist.

Dit zijn meest­al de ouders/verzorgers, een gemach­tig­de of een men­tor.

1.8Regi­stra­tie en ver­wer­king van het BSN num­mer wordt uit­ge­voerd vol­gens de Wet BSN. In het dos­sier wordt geno­teerd:
  1. Datum con­tro­le
  2. Type docu­ment
  3. Docu­ment­num­mer
  4. Datum gel­dig tot
1.9Bij­zon­de­re per­soons­ge­ge­vens, zoals beschre­ven in arti­kel 1.10, mogen niet wor­den ver­werkt ten­zij dit nodig is met het oog op iemands gezond­heid of in het kader van goe­de zorg­ver­le­ning van de betrok­ke­ne.

Dit is ook niet ver­bo­den wan­neer wordt vast­ge­steld onder wel­ke voor­waar­den en met welk doel dit wel mag wor­den ver­za­meld.

Dit ver­bod geldt niet wan­neer spra­ke is van een uit­zon­de­ring zoals bedoeld in arti­kel 23 van de Wbp.

1.10Het is in begin­sel ver­bo­den de vol­gen­de per­soons­ge­ge­vens te ver­wer­ken over iemands:
  • gods­dienst of levens­over­tui­ging
  • ras
  • poli­tie­ke gezind­heid
  • gezond­heid
  • sek­su­eel leven
  • lid­maat­schap vak­ver­e­ni­ging
  • straf­rech­te­lij­ke per­soons­ge­ge­vens.
1.11Wan­neer Rond­om­zorg BV gege­vens bui­ten de cli­ënt of diens wet­te­lijk ver­te­gen­woor­di­ger om krijgt wordt aan betrok­ke­ne zijn/haar iden­ti­teit gecom­mu­ni­ceerd en het doel van de ver­wer­king op het moment van regi­stra­tie door de ver­wer­ker.
1.12Wan­neer de ver­wer­ker de infor­ma­tie, zoals beschre­ven in arti­kel 1.11, deelt met als doel om een der­de te infor­me­ren wordt dit gemeld op het moment van de eer­ste ver­strek­king aan de betrok­ke­ne.

Wan­neer dit one­ven­re­di­ge inspan­ning kost of het krach­tens de wet is voor­ge­schre­ven is dit niet van toe­pas­sing en wordt de her­komst van gege­vens vast­ge­legd door de ver­wer­ker.

1.13Een geheel of gedeel­te­lijk geau­to­ma­ti­seer­de ver­wer­king van per­soons­ge­ge­vens die voor de rea­li­sa­tie van een doel of samen­han­gen­de doe­len bestemd is, wordt aan­ge­meld bij het AP, voor­dat met de ver­wer­king wordt begon­nen.
1.14De niet geau­to­ma­ti­seer­de ver­wer­king van per­soons­ge­ge­vens die voor de rea­li­sa­tie van een doel of samen­han­gen­de doe­len is bestemd, wordt aan­ge­meld indien deze is onder­wor­pen aan voor­af­gaand onder­zoek. Voor­af­gaand onder­zoek vindt plaats indien de ver­ant­woor­de­lij­ke:
  • van plan is een per­soon­si­den­ti­fi­ca­tie­num­mer te ver­wer­ken voor een ander doel dan waar­voor het bestemd is en om daar­door gege­vens in ver­band te kun­nen bren­gen met gege­vens die wor­den ver­werkt door een ande­re ver­ant­woor­de­lij­ke;
  • van plan is gege­vens op grond van eigen waar­ne­ming vast te leg­gen, zon­der de ver­ant­woor­de­lij­ke daar­van op de hoog­te te stel­len;
  • van plan is straf­rech­te­lij­ke gege­vens of gege­vens over onrecht­ma­tig of hin­der­lijk gedrag te ver­wer­ken ten behoe­ve van der­den.

Arti­kel 2 Ver­strek­ken van per­soons­ge­ge­vens

2.1Aan de cli­ënt wordt mede­ge­deeld aan wie zijn /haar per­soons­ge­ge­vens kun­nen wor­den ver­strekt.
2.2Bin­nen Rond­om­zorg BV en onder ver­ant­woor­de­lijk­heid van Rond­om­zorg BV kun­nen per­soons­ge­ge­vens wor­den ver­strekt aan zorg­ver­le­ners, die direct betrok­ken zijn bij de zorg­ver­le­ning aan de cli­ënt voor zover nood­za­ke­lijk voor de uit­oe­fe­ning van hun taak.
2.3Bui­ten Rond­om­zorg BV kun­nen onder ver­ant­woor­de­lijk­heid van de Men­tor en/of de Coör­di­na­tor, Cli­ënt­bu­reau en/of een aan Rond­om­zor ver­bon­den gedrags­we­ten­schap­per per­soons­ge­ge­vens wor­den ver­strekt aan:
  • Op ver­zoek aan per­so­nen die direct betrok­ken zijn bij de zorg­ver­le­ning aan de cli­ënt, voor zover nood­za­ke­lijk voor de uit­oe­fe­ning van hun taak. Dit uit­slui­tend met toe­stem­ming van de cli­ënt en/of diens wet­te­lijk ver­te­gen­woor­di­ger.
  • Aan orga­nen genoemd in de WMO dan wel de Wlz, ZvW, Jeugd­wet ten behoe­ve van de finan­cie­ring van de hulp­ver­le­ning mogen de vol­gen­de gege­vens wor­den ver­strekt:
  • Hoofd­aan­ne­mer: indien dit con­trac­tu­eel is vast­ge­legd.
  • Gemeen­te / Zorg­kan­toor / Zorg­ver­ze­ke­raar: de ver­wer­king geschiedt op ver­zoek van een ver­ze­ke­raar voor zover dat nood­za­ke­lijk is voor de beoor­de­ling van het door de ver­ze­ke­raar te ver­ze­ke­ren risi­co, dan wel voor zover dat nood­za­ke­lijk is voor de uit­voe­ring van een ver­ze­ke­rings­over­een­komst.
  • Inge­vol­ge wet­te­lij­ke voor­schrif­ten.
2.4Voor het kop­pe­len van gege­vens uit afzon­der­lij­ke per­soons­re­gi­stra­tie is steeds schrif­te­lij­ke toe­stem­ming van de betrok­ke­ne ver­eist. Deze toe­stem­ming kan te allen tij­de wor­den inge­trok­ken door de betrok­ke­ne. De betrok­ke­ne mag een schrif­te­lij­ke mach­ti­ging afge­ven voor ver­strek­king van per­soons­ge­ge­vens door Rond­om­zorg BV.
2.5Indien ver­ant­woor­de­lij­ke zon­der toe­stem­ming van betrok­ke­ne of diens wet­te­lijk ver­te­gen­woor­di­ger per­soons­ge­ge­vens aan der­den ver­strekt, de cli­ënt of diens wet­te­lijk ver­te­gen­woor­di­ger daar­van onver­wijld in ken­nis, ten­zij dit gevaar ople­vert voor per­so­nen en of zaken.
2.6
  1. Een cli­ënt, die meent dat jegens hem is of zal wor­den gehan­deld in strijd met dit pri­va­cy­re­gle­ment, heeft Rond­om­zorg BV een klach­ten­re­ge­ling, wel­ke op de web­si­te is gepu­bli­ceerd. Het staat de cli­ënt ook vrij om gebruik te maken van de in de Wbp genoem­de moge­lijk­he­den .
  2. In afwij­king van het ter zake in dat regle­ment gestel­de, valt het ein­de van de ter­mijn waar­bin­nen men een klacht kan indie­nen samen met het ein­de van de bewaar­ter­mijn zoals die genoemd in onder­ha­vig regle­ment.
2.7In het kader van bemoei­zorg han­delt Rond­om­zorg BV op basis van de Hand­rei­king Gege­vens­uit­wis­se­ling in het kader van Bemoei­zorg.
2.8In het kader van inter­ne -en exter­ne audits wordt nadruk­ke­lijk om schrif­te­lij­ke toe­stem­ming gevraagd van de cli­ënt of diens ver­te­gen­woor­di­ger tot inza­ge in het dos­sier op de dag van de audit.
2.9Nabe­staan­den heb­ben in begin­sel geen inza­ge­recht in per­soons­ge­ge­vens.

Arti­kel 3 Toe­gang en bevei­li­ging van per­soons­ge­ge­vens

3.1Onver­min­derd even­tu­e­le wet­te­lij­ke voor­schrif­ten heb­ben alleen toe­gang tot per­soons­ge­ge­vens:
  • Secre­ta­ri­aat en admi­ni­stra­tie, voor zover nood­za­ke­lijk in het kader van beheer;
  • de zorg­ver­le­ners, voor zover nood­za­ke­lijk voor de uit­oe­fe­ning van zijn taak.
3.2Rond­om­zorg BV draagt zorg voor de nodi­ge voor­zie­nin­gen van tech­ni­sche en orga­ni­sa­to­risch aard ter bevei­li­ging van een per­soons­re­gi­stra­tie tegen ver­lies of aan­tas­ting van de gege­vens en tegen onbe­voeg­de ken­nis­ne­ming, wij­zi­ging of ver­strek­king daar­van.
3.3Mede­wer­kers van Rond­om­zorg BV, die krach­tens hun func­tie ken­nis heb­ben van per­soons­ge­ge­vens zijn ver­plicht tot geheim­hou­ding ten opzich­te van ieder ander, voor zover deze inge­vol­ge hun func­tie geen ken­nis behoe­ven te dra­gen van de betref­fen­de gege­vens.
3.4Behou­dens wet­te­lij­ke voor­schrif­ten stelt de Direc­tie van Rond­om­zorg BV vast hoe lang de in de regi­stra­tie opge­no­men per­soons­ge­ge­vens bewaard blij­ven.
3.5Ver­nie­ti­ging vindt plaats bin­nen een ter­mijn van een jaar na afloop van de bewaar­ter­mijn, ten­zij er een klacht is inge­diend waar­bij de gege­vens betrok­ken zijn of een gerech­te­lij­ke pro­ce­du­re een lan­ge­re bewaar­plicht oplegt of ten­zij spe­ci­fie­ke wet­ten anders ver­mel­den.
3.6De bewaar­ter­mijn kan door de Direc­tie van Rond­om­zorg BV wor­den ver­lengd na toe­stem­ming van de cli­ënt.
3.7De bewaar- en ver­nie­ti­gings­ter­mijn zijn niet van toe­pas­sing in geval van over­dracht van de gehe­le per­soons­re­gi­stra­tie aan een ande­re orga­ni­sa­tie in het kader van de con­ti­nu­ï­teit van de hulp­ver­le­ning. In geval van over­dracht of over­gang die­nen de cli­ën­ten van dit feit in ken­nis te wor­den gesteld, opdat hier­te­gen door de cli­ënt bezwaar kan wor­den gemaakt.
3.8Indien de bewaar­ter­mijn van de per­soons­ge­ge­vens is ver­stre­ken of de betrok­ke­ne een ver­zoek doet tot ver­wij­de­ring vóór het ver­strij­ken van de bewaar­ter­mijn, wor­den de des­be­tref­fen­de medi­sche gege­vens bin­nen een ter­mijn van drie maan­den ver­wij­derd.
3.9Bij over­dracht van gege­vens aan een ande­re orga­ni­sa­tie, wan­neer zorg vol­le­dig over­ge­dra­gen wordt, wordt de nieu­we orga­ni­sa­tie ver­ant­woor­de­lijk voor het dos­sier. Rond­om­zorg BV vraagt om schrif­te­lij­ke toe­stem­ming van de cli­ënt. Na over­dracht wist Rond­om­zorg BV alle gege­vens en infor­meert de nieu­we orga­ni­sa­tie hier­over.

Arti­kel 4 Cli­ënt­rech­ten pri­va­cy­ge­ge­vens

4.1De betrok­ke­ne heeft het recht bezwaar te maken tegen opna­me en vast­leg­ging van op hem/haar betrek­king heb­ben­de per­soons­ge­ge­vens. De mede­wer­ker aan wie dit bezwaar ken­baar wordt gemaakt, gaat slechts over tot het opne­men van de bedoel­de gege­vens indien en voor zover dit voor het ver­le­nen van de zorg en de bedrijfs­voe­ring nood­za­ke­lijk is of op grond van een wet­te­lijk voor­schrift ver­eist is.
4.2Indien Rond­om­zorg BV aan het ver­zoek van de betrok­ke­ne niet of slechts gedeel­te­lijk gehoor kan geven, wordt dit schrif­te­lijk bin­nen der­tig dagen, en gemo­ti­veerd door de Coör­di­na­tor Cli­ënt­bu­reau mede­ge­deeld.
4.3De betrok­ke­ne heeft het recht op inza­ge van zijn per­soons­ge­ge­vens. Hij zal zich hier­bij die­nen te legi­ti­me­ren.
4.4De vol­gen­de pro­ce­du­re wordt hier­bij gevolgd:
  • Een ver­zoek tot inza­ge wordt door de cli­ënt schrif­te­lijk ken­baar gemaakt aan de Coör­di­na­tor Cli­ënt­bu­reau. De Coör­di­na­tor Cli­ënt­bu­reau infor­meert de beheer­der.
  • De beheer­der ver­leent inza­ge bin­nen vier weken na ont­vangst van het ver­zoek.
  • De beheer­der infor­meert voor­af een even­tu­eel betrok­ken zorg­ver­le­ner over het ver­zoek.
4.5Inza­ge kan slechts gewei­gerd wor­den op grond van arti­kel 36 van de Wet Bescher­ming Per­soons­ge­ge­vens. Deze wei­ge­ring dient bin­nen vier weken met moti­va­tie schrif­te­lij­ke door de Coör­di­na­tor Cli­ënt­bu­reau aan de cli­ënt te wor­den mede­ge­deeld.
4.6De betrok­ke­ne heeft recht op een afschrift van de cli­ënt per­soons­ge­ge­vens. Rond­om­zorg BV kan voor het afschrift een ver­goe­ding vra­gen. Het ver­zoek tot een afschrift wordt inge­diend bij de Coör­di­na­tor Cli­ënt­bu­reau. De Coör­di­na­tor Cli­ënt­bu­reau ver­strekt het afschrift bin­nen vier weken na ont­vangst van het ver­zoek. Bij afgif­te dient de cli­ënt zich te legi­ti­me­ren.
4.7De betrok­ke­ne kan de Coör­di­na­tor Cli­ënt­bu­reau schrif­te­lijk ver­zoe­ken de hem betref­fen­de per­soons­ge­ge­vens te ver­be­te­ren, aan te vul­len of te ver­wij­de­ren, indien deze fei­te­lijk onjuist zijn, voor het doel van de regi­stra­tie onvol­le­dig of niet ter zake die­nend zijn.
4.8De Coör­di­na­tor Cli­ënt­bu­reau bericht de cli­ënt bin­nen vier weken na ont­vangst van het ver­zoek schrif­te­lijk of dan wel in hoe­ver­re hij daar­aan kan vol­doen.
4.9De Coör­di­na­tor Cli­ënt­bu­reau draagt zorg voor een deug­de­lij­ke vast­stel­ling van de iden­ti­teit van de cli­ënt.
4.10De Coör­di­na­tor Cli­ënt­bu­reau is gehou­den de beslis­sing tot ver­be­te­ring, aan­vul­ling of ver­wij­de­ring zo spoe­dig moge­lijk, ech­ter bin­nen 30 dagen te laten uit­voe­ren.
4.11Op schrif­te­lijk ver­zoek van een betrok­ke­ne gaat de ver­ant­woor­de­lij­ke over tot ver­be­te­ring, aan­vul­ling, ver­wij­de­ring en/of afscher­ming van de over de ver­zoe­ker ver­werk­te per­soons­ge­ge­vens, indien en voor zover deze gege­vens fei­te­lijk onjuist, voor het doel van de ver­wer­king onvol­le­dig, niet ter zake die­nend zijn of meer omvat­ten dan voor het doel van de regi­stra­tie nodig is, dan wel anders­zins in strijd met een wet­te­lijk voor­schrift wor­den ver­werkt. Het ver­zoek van betrok­ke­ne bevat de aan te bren­gen wij­zi­gin­gen.
  • De ver­ant­woor­de­lij­ke deelt de ver­zoe­ker zo spoe­dig moge­lijk, maar uiter­lijk bin­nen vier weken na ont­vangst van het ver­zoek, schrif­te­lijk mee of hij daar­aan vol­doet. Indien hij daar­aan niet of niet geheel wil vol­doen, moti­veert hij dat. Ver­zoe­ker heeft in dit ver­band de moge­lijk­heid zich te wen­den tot par­tij­en zoals beschre­ven in arti­kel 4.12.
  • De ver­ant­woor­de­lij­ke draagt er zorg voor dat een beslis­sing tot ver­be­te­ring, aan­vul­ling, ver­wij­de­ring en/of afscher­ming bin­nen 14 werk­da­gen, en wan­neer dit rede­lij­ker­wijs niet moge­lijk blijkt anders zo spoe­dig moge­lijk nadien, wordt uit­ge­voerd.
4.12Indien de betrok­ke­ne van mening is dat de bepa­lin­gen van dit regle­ment niet wor­den nage­leefd, kan hij zich rich­ten tot:
  • Direc­tie van Rond­om­zorg BV
  • Klach­ten­func­ti­o­na­ris
  • Klach­ten­com­mis­sie
  • Recht­bank
  • Auto­ri­teit Per­soons­ge­ge­vens

Arti­kel 5 Gebruik van soci­a­le media

5.1Voor het gebruik van beeld en geluid (zoals foto’s van betrokkene(n), wordt voor­af schrif­te­lij­ke toe­stem­ming gevraagd aan de betrok­ke­ne.
5.2Rond­om­zorg BV legt nade­re regels omtrent het gebruik van Facebook / What­psApp voor Rond­om­zorg BV en zorg­ver­le­ners vast. Zij houdt hier­bij reke­ning met het feit dat deze bedrij­ven gebrui­kers onvol­le­dig infor­me­ren over het gebruik van per­soons­ge­ge­vens en daar­mee in strijd kun­nen han­de­len met de Neder­land­se pri­va­cy­wet­ge­ving, ter­wijl deze onver­kort voor hen van toe­pas­sing is.

Arti­kel 6 Email­ver­keer

6.1Rond­om­zorg BV stelt nade­re regels vast over het e-mailgebruik waar­in medi­sche gege­vens of per­soons­ge­ge­vens van cli­ën­ten staan.

Arti­kel 7 Came­ra­toe­zicht

7.1Came­ra­toe­zicht. indien van toe­pas­sing, wordt con­form de Wet Bescher­ming Per­soons­ge­ge­vens vast­ge­legd in het came­ra­pro­to­col

Arti­kel 8 Vast­stel­len en wij­zi­ging regle­ment

8.1Dit regle­ment is vast­ge­steld op 17-09-2017 door de Direc­tie van Rond­om­zorg BV.
8.2In alle geval­len waar­in dit regle­ment niet voor­ziet gel­den de bepa­lin­gen van de Wbp.
Print Friendly, PDF & Email